Slik administrerer du gjentakende oppgaver

Gjentakende oppgaver bruker mer tid enn det kan virke ved første øyekast. Men hvis du slutter å gjøre dem, forårsaker de problemer. Hvordan kan du takle slike oppgaver uten å kaste bort for mye tid?
Slik administrerer du gjentakende oppgaver
Sergio De Dios González

Vurdert og godkjent av psykologen Sergio De Dios González.

Skrevet av Edith Sánchez

Siste oppdatering: 11 desember, 2022

Gjentakende oppgaver er de som utføres på rutinemessig/periodisk basis. Det er den typen aktiviteter som må gjøres, men som ikke er spesielt givende. De pleier heller ikke å være knyttet til de mest kreative eller avgjørende aspektene ved jobb eller liv. Men hvis de ikke er gjort, har de en effekt.

Mye av hverdagen er fylt med gjentakende oppgaver. For eksempel kle på deg, dusje, pusse tennene osv. Det er aktiviteter du gjør hver dag og som kan virke ubetydelige. Likevel, hvis du skulle gå glipp av noen av dem, kan det få viktige konsekvenser.

I virkeligheten er du nesten aldri bevisst på hva de gjentakende oppgavene du må utføre er. Du har mekanisert dem, og derfor utfører du dem automatisk på daglig basis. Du er ikke engang sikker på hvor lang tid de tar, og du har sannsynligvis ikke funnet ut om det er noen måte du kan håndtere dem bedre på.

Den beste måten å få et arbeid til å virke vanskelig på, er å utsette det.

– Winston Churchill –

Kvinne som vasker ansiktet
Gjentakende oppgaver blir ofte automatiserte i hverdagen vår.

Gjentakende oppgaver

Konseptet med gjentakende oppgaver er ikke alltid klart. De bør ikke forveksles med typiske oppgaver som er vanlige arbeidsaktiviteter. For en regnskapsfører vil de for eksempel innebære oppdatering av poster. Når det gjelder en advokat, vil de gjennomgå filer eller delta på høringer. Disse aktivitetene gjentas fordi de er en del av deres grunnleggende daglige arbeidsrutiner.

Det er tre egenskaper som skiller typiske oppgaver fra gjentakende oppgaver:

  • Gjentakende oppgaver er forhåndsdefinert. Dette betyr at de er en del av en metode som er etablert på forhånd. De er faste deler av en større maskin.
  • De har det samme innholdet. Det som må gjøres er alltid det samme eller nesten det samme. De er rutineoppgaver.
  • De er periodiske. De må gjøres regelmessig, med faste intervaller. Dette kan være daglig, ukentlig, månedlig osv.

Noen eksempler på gjentakende oppgaver i hjemmet vil være å betale regninger, rydde i huset, handle dagligvarer osv. På jobb vil det være saker som daglig eller ukentlig planlegging, ordne filer, levere rapporter i slutten av måneden osv. Hver jobb eller profesjon har sine egne rutiner.

Håndtere gjentakende oppgaver

Det første trinnet i å administrere gjentakende oppgaver er å identifisere dem. Det er høyst sannsynlig at en god del av dem vil gå ubemerket hen, bortsett fra det faktum at de er tidkrevende. Senere spør du deg selv hvor ble tiden av? Eller du lurer på hvorfor du aldri ser ut til å ha fritid.

Det du må gjøre er først å lage en liste over gjentakende oppgaver, enten det er hjemme eller på jobb. Når du er ferdig, klassifiser oppgavene dine etter periodisitet. Til slutt vil du ha en gruppe med daglige oppgaver, en annen ukentlig, en annen månedlig osv.

Når du har fullført dette trinnet, tilordner du deg selv bestemte dager, tider og datoer for å utføre disse oppgavene. De bør være så faste som mulig. Tanken er å mekanisere dem så mye som mulig slik at du ikke trenger å tenke for mye på dem. Alt handler om å spare tid.

Assosiere og behandle

Ideelt sett bør dine gjentakende oppgaver være knyttet til hverandre, slik at du får mest mulig ut av tiden din. Det kan for eksempel være lurt å tilordne en bestemt dag til alt som tilsvarer rengjøring. Inkluder disse rengjøringsoppgavene hjemme og på jobb. Prøv å legge det til en dag når du føler deg lite trøtt, som en fredag.

Det er også verdt å analysere de gjentakende oppgavene som tar mer tid. Er det noen måte å forenkle dem på? Kan noen slettes eller gjøres til en del av en større aktivitet? Finnes det en måte å lage en mal på som lar deg organisere aktiviteten mer vellykket og gjøre den enklere å gjennomføre?

Du bør prøve å systematisere dine gjentakende oppgaver så mye som mulig. En god teknikk for å oppnå dette er å dissekere aktiviteten. Finn ut hvilke trinn du må fullføre for å gjennomføre det. Ved å skissere oppgavene dine på denne måten, vil du kunne oppdage nye måter å utføre dem på, og dermed spare tid. Problemet med gjentakende oppgaver er at de har en tendens til å overstyre refleksjon. Av denne grunn ender du opp med å gjenta handlinger, uten å spørre deg selv om det finnes en enklere måte å gjøre dem på.

Du kan finne mange programmer for organisering og håndtering av gjentakende oppgaver på internett. I disse programmene er oppgavene som forblir utestående vanligvis synlige og merket i en annen farge. Denne visualiseringen betyr at du ikke overser dem. De kan også hjelpe deg med å utforme mer effektive strategier for å administrere dem.

Mann som jobber på datamaskinen
I mange tilfeller kan gjentakende oppgaver systematiseres for å spare tid.

Det hele er et spørsmål om vane

Forskning utført av Dr. David Neal fra Duke University (USA) konkluderte med at minst 40 prosent av aktivitetene som utføres på daglig basis er vane. Disse inkluderer gjentakende oppgaver. Dette er nyttig fordi hjernen din har begrenset kapasitet. Dessuten ser den etter måter å spare energi på, og rutiner er en god måte å gjøre det på.

Nøkkelen er å utforme smarte rutiner og gjøre dem om til vaner. Hvis de gjentakende oppgavene dine er strukturert som automatikk, med knapt behov for refleksjon, kan du mekanisere dem. Så du bør analysere oppgavene du må gjøre gjentatte ganger på samme måte, men introdusere en metode som er rimelig og praktisk for å utføre dem. Dette oppnår to mål. For det første lar du hjernen din være i fred for å dedikere seg til noe mer meningsfylt. For det andre sparer du tid.

Det kan interessere deg ...
Hvordan kan jeg organisere tiden min bedre?
Utforsk Sinnet
Les det hos Utforsk Sinnet
Hvordan kan jeg organisere tiden min bedre?

Den viktigste strategien for å organisere tiden din, er planlegging. Å bruke noen minutter på å planlegge dagen hjelper deg med å prioritere.



  • Bautista Cuello, R., Cienfuegos Fructus, R., & Aquilar Panduro, J. D. (2020). El desempeño laboral desde una perspectiva teórica. Revista De Investigación Valor Agregado7(1), 54 – 60. https://doi.org/10.17162/riva.v7i1.1417
  • Juan, S. (2008). Un enfoque socio-antropológico sobre la vida cotidiana: automatismos, rutinas y elecciones. Espacio abierto17(3), 431-454.
  • Neal, DT, Wood, W. y Quinn, JM (2006). Hábitos: una actuación repetida. Direcciones actuales en la ciencia psicológica , 15 (4), 198-202.
  • Retegui, L. O. R. E. N. A. (2012). Digitalización y cambios en las rutinas laborales. In Congreso de Periodismo y Medios de Comunicación, La Plata, Argentina.

Innholdet på Utforsk Sinnet er utelukkende til for informasjons- og læringsformål. Det erstatter ikke diagnostisering, råd eller behandling fra en fagperson. Ved tvil er det best å konsultere en spesialist.