Fem feil som hindrer deg i å håndtere arbeidsoppgavene dine effektivt
Å håndtere arbeidsoppgavene dine kan være litt av en utfordring. Tross alt er ikke alle like komfortable med de mange forskjellige typene organisasjonssystemer som finnes. Når det er sagt, uansett hvor ukomfortabel eller uproduktiv din egen timeplan kan være, pleier du vanligvis ikke å bruke tid på å definere noen protokoller for å forbedre produktiviteten.
Men ved å designe og implementere en metode for å håndtere arbeidsoppgavene dine, kan du oppnå store fordeler. Den viktigste av dem ville være å spare tid. Dette vil bety at du vil unngå å utsette visse aktiviteter til siste øyeblikk, slik at du vil oppnå effektivitet.
Noen ganger gjør du visse feil og pådrar deg de resulterende straffene. De er bare små feil, men fordi de ikke er så tydelige, legger du ofte ikke merke til dem. Du merker imidlertid tiden du har brukt på dem og arbeidet ditt hoper seg opp.
La oss ta en titt på fem av de vanligste feilene du kan gjøre når du håndterer arbeidsoppgavene dine.
“Selv om et fjell er høyt, finnes det alltid en måte å nå toppen på … “
– Vietnamesisk ordtak –
1. Skrive ned ventende oppgaver på forskjellige steder
Det er viktig at oppgavestyringssystemet ditt er pålitelig. En viktig faktor i denne forbindelse er å holde en enkelt oversikt over dine ventende aktiviteter siden dette er verktøyet du bruker når du jobber.
Du skriver sannsynligvis ned de planlagte oppgavene på ett sted. Men i løpet av dagen, uken eller måneden oppstår andre aktiviteter som ikke var planlagt, og du kan ende opp med å skrive dem ned i notatboken eller filen du har nærmest for hånden. Dette er en feil, siden det sprer informasjonen og ikke lar deg følge opp de ventende oppgavene dine på riktig måte. Du bør alltid skrive ned alt på ett sted.
2. Prioriter riktig
Hver aktivitet du må møte har en viss prioriteringsrekkefølge, eller i det minste bør den det. Du kan imidlertid ha en tendens til å sette alt som ikke er ekstremt viktig på listen “senere” eller “en annen dag”. Det er slik disse listene ender opp med å bli gigantiske.
Det du sparer i tid ved å prioritere, taper du senere på grunn av overdreven opphopning av ventende oppgaver. Derfor bør du prøve å sette av et par timer i uken til å utføre de oppgavene som ikke er av stor betydning, eller som ikke har en tidsfrist. Dette vil bidra til å effektivisere styringen av arbeidsoppgavene dine.
3. Prøv å tilnærme deg oppgaver på en helhetlig måte
En annen nøkkel til å håndtere arbeidsoppgavene dine er å tilnærme seg de store aktivitetene på riktig måte. Det er fordi når disse er veldig brede eller komplekse, kan du bli fastlåst eller forvirret. Det beste er å dele dem inn i deler, på en logisk og sammenhengende måte.
Denne oppdelingen gir mental orden og gir bedre organisering av tiden din. Det har også en positiv innvirkning på motivasjonen din, siden å fullføre hvert trinn gir deg inntrykk av at du går videre, noe som betyr at du føler deg fornøyd. Det viktigste er at du gjør jobben din bedre.
4. Gå ut av oppgavelisten din
Oppgavelisten din bør alltid være for hånden. Det er en av dine viktigste allierte i håndteringen av oppgavene dine. Ikke bare vil det hjelpe deg å huske aktivitetene du må utføre, men ved å visualisere dem vil du kunne oppdage feilene dine og omstrukturere tiden din deretter.
Denne listen er spesielt viktig i tider hvor det er mye arbeid og kort tid. Selv om du kanskje er stolt av din gode hukommelse eller din instinktive evne til å organisere, er sannheten at i tider med stress er det veldig lett å overse relevante problemer.
5. Invester tid i å organisere og omorganisere det uvesentlige
Ideelt sett bør du ha en god metode for å organisere styringen av arbeidsoppgavene dine, men du bør ikke ta det til det ytterste. For eksempel, med den hensikt å være mer effektiv, kan du sette ting i rekkefølge etter farger med iøynefallende etiketter osv. Dette kan imidlertid føre til at du bruker mer tid på å pynte eller detaljere planene dine enn å faktisk utføre oppgavene som trenger som skal gjøres.
En god metode er alltid praktisk og effektiv. Det bør ikke ta lang tid å oppdatere eller sette ut i livet. Hvis du ikke har en slik metode, kan det være på tide å endre den.
Alle siterte kilder ble grundig gjennomgått av teamet vårt for å sikre deres kvalitet, pålitelighet, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikkelen ble betraktet som pålitelig og av akademisk eller vitenskapelig nøyaktighet.
- Caparrós Carrillo, A. (2022). Sistema seguro para la gestión de tareas en proyectos.
- Fontalvo Herrera, T., De La Hoz Granadillo, E., & Morelos Gómez, J. (2018). La productividad y sus factores: incidencia en el mejoramiento organizacional. Dimensión empresarial, 16(1), 47-60.
- García Sanz, V. (2012). La motivación laboral, estudio descriptivo de algunas variables.