Slik kan man komme seg ut av en uproduktiv sløyfe

Når du opplever at flere oppgaver hoper seg opp enn du kan håndtere, kan de raskt eskalere. Vi gir deg noen ideer for å hjelpe.

Vurdert og godkjent av psykologen Sergio De Dios González.

Skrevet av Edith Sánchez

Siste oppdatering: 13 mars, 2024

Når du sitter fast i en uproduktiv sløyfe, føler du at du har for mange akkumulerte oppgaver for ressursene du har tilgjengelig eller tiden du anslår at du kan dedikere til dem. En veldig lang oppgaveliste øker også fristelsen til å se den andre veien, siden du føler deg ukomfortabel med å gjøre dem. Derfor ser du etter stimuli for å distrahere deg. Dette betyr imidlertid at oppgavelisten din fortsetter å vokse.

Si for eksempel at du har fem aktiviteter å gjøre i dag, men siden du ikke har tid til alle, gjør du bare tre. I morgen var det meningen at du skulle gjøre ytterligere fem oppgaver, men siden det nå er to igjen fra i dag, må du gjøre syv, noe som er umulig. Dynamikken fortsetter, du blir oversvømmet av ubehagsfølelser, og du ender opp i en uproduktiv sløyfe.

Dette skjer fordi du disponerer tiden din dårlig. Det resulterer i mindre effektivitet og mer stress. Så hva kan du gjøre hvis du befinner deg i en slik situasjon? Vi skal forklare den uproduktive sløyfen og hvordan du kan unnslippe den.

Den uproduktive sløyfen

Du kan bli fanget av en uproduktiv sløyfe uten engang å være klar over det. De har en tendens til å starte i det stille og bare bli synlige når de er virkelig uttalt. Dette er den typen dynamikk som vanligvis oppstår:

• Arbeidsdagen din er ikke lang nok til at du kan fullføre oppgavene dine.
• Du lar ufullførte oppgaver ligge til påfølgende dag, men du fullfører dem heller ikke da, fordi de stadig hoper seg opp og det er for mange.
• Du bestemmer deg for å forlenge arbeidsdagen. Men dette sliter deg ut og du gjør feil eller jobber veldig sakte.
• Dagen etter er du mer sliten enn vanlig. Du opplever arbeidsstress, sammen med følelsen av at du ikke har kontroll over situasjonen.
• Du fokuserer på dine presserende oppgaver og prøver å jobbe så raskt som mulig. Dette betyr at du gjør flere feil.
• Du fortsetter å forlenge arbeidsdagen. Likevel har du fortsatt følelsen av at du ikke kommer dit du ønsker å være.
• Du kommer til et punkt hvor du har mange uferdige oppgaver. Følgelig begynner du å kutte hjørner i et forsøk på å henge med.
• Selv om du prøver hardt, får du ingen anerkjennelse for oppgavene du gjorde i en slik hast. Emosjonelt er du kaos. Du sitter fast i en uproduktiv loop.

Slik kan man komme seg ut av en uproduktiv sløyfe

I forrige avsnitt beskrev vi den klassiske uproduktivitetssløyfen. Det trenger imidlertid ikke nødvendigvis å følge dette mønsteret. Når du jobber flere timer enn normalt, og den ekstra innsatsen din rett og slett ikke er nok, er det på tide å stoppe opp og tenke.

Slik kommer du deg ut av en uproduktiv sløyfe.

Trinn 1. Finn deg selv

Bruk en time på å lage en liste over alle tingene du må gjøre. Deretter lager du to lister til. På den ene organiserer du oppgavene etter hvor viktige de er: først de viktigste. På den andre organiserer du dem etter hvor mye det haster: først den som haster mest.

• Den øverste kvadranten til høyre står «haster mest og er viktigst».
• Kvadranten nederst til venstre står «haster minst og er minst viktig».
• Øverst til venstre er «haster mest og er minst viktig».
• Nedre høyre kvadrant står «haster minst og er viktigst».

Tildel oppgavene dine til hver kvadrant og finn ut hvilken kvadrant du bruker mesteparten av tiden din i. Vellykkede mennesker bruker mest tid i øvre høyre kvadrant.

Trinn 2. Planlegg

Forplikt deg til å jobbe bare én time ekstra i løpet av dagen. Om én måned (maksimalt to) bør du være i stand til å overholde timeplanen din, uten å trenge ekstra tid.

Del dagen inn i fire blokker. Bruk 40 prosent på dine oppgavene som haster mest og er viktigst, 30 prosent på de som haster mest og er minst viktig, 20 prosent på de som haster minst og er viktigst, og ti prosent på de som haster minst og er viktigst. Organiser alt etter blokker, estimer tiden hver oppgave vil ta deg, og sett deg selv daglige mål å nå.

Trinn 3. Evaluer og oppdater

Det er ekstremt viktig at du oppdaterer dagsplanen din etter hvert som du gjør fremgang og eliminerer oppgaver. Hvis du allerede har jobbet med mange viktige og presserende oppgaver, bruk mer tid på det viktige og det som ikke haster. Det beste du kan gjøre er å planlegge ukentlig, evaluere på slutten av uken og justere deretter.

Forhindrer uproduktive sløyfer

Ved å følge trinnene som er angitt, vil du kunne komme deg ut av den uproduktive sløyfen. Men hvis du blir for selvsikker og begynner å prokrastinere igjen, vil du være tilbake i samme situasjon på kort tid.

Det beste er å utnytte situasjonen og etablere et solid arbeidssystem. Fortsett å bruke tidsblokkeringsskjemaet siden det er veldig nyttig. Det viktigste er imidlertid at du beskytter hviletiden din siden produktiviteten i stor grad avhenger av den.