Planleggingsfeil: En hyppig årsak til uproduktivitet

· februar 11, 2019
Forskjellene mellom planer og implementeringer har konsekvenser når det gjelder tid. Imidlertid påvirker de også ressurser, produktivitet og effektivitet.

Planleggingsfeil er et konsept som vi alle vet om. Det er når planene ikke sammenfaller med fakta. Det kan skje i alle områder, både på arbeidsplassen og i våre personlige liv. Et perfekt eksempel på det er når vi skriver en oppgaveliste, og på slutten av dagen, uken eller måneden er mange av oppgavene fortsatt uferdige.

Disse forskjellene mellom planer og implementeringer har konsekvenser når det gjelder tid. Imidlertid påvirker de også ressurser, produktivitet og effektivitet. Planleggingsfeil har til og med svært alvorlige effekter på et følelsesmessig nivå.

«Plan: å bry seg om den beste metoden for å oppnå et utilsiktet resultat.»

-Ambrose Bierce-

Opprinnelsen til planleggingsfeil

Siden begynnelsen av industrialderen begynte folk å snakke om planleggingsfeil, men ikke akkurat med det navnet. Da industriell produksjon, og senere seriell produksjon, tok over verden, ble tiden særlig viktig. Det sentrale målet i den sammenheng var å maksimere produksjonen på minst mulig tid. Lønnsomheten var avhengig av dette.

På tide å bestemme seg

Siden da ble planlegging en viktig aktivitet på både organisatoriske og personlige nivåer. Til tross for dette ble det tydelig at skriftlige planer nesten ikke ble implementert i det hele tatt.

Flere tiår gikk før en svært konsistent planleggingsteknikk ble implementert på industriområdet. Samtidig, på individnivå og i selskaper hvor produksjonen var mer avhengig av mennesker enn maskiner, ble dette sett på som en umulig oppgave.

I 1979 postulerte Daniel Kahneman og Amos Tversky eksistensen av planleggingsfeil. De forsto at problemet var veldig vanlig og oppdaget at det var en kognitiv bias bak alt dette. Det var et selvbedrag knyttet til begrensningene i oppfatningen av virkeligheten.

Kjennetegn ved planleggingsfeil

Over tid oppsto beskrivelser som inneholdt detaljerte egenskaper hos planleggingsfeil. I dag forstår vi denne feilen som en illusorisk oppfatning av tid som fremkaller feil i planleggingen av aktiviteter.

Plansjer på en iPad

Her er hovedtrekkene ved planleggingsfeil:

  • Eksperter oppdager at folk visualiserer de mest optimistiske scenariene under planlegging. Dette betyr at planene er basert på at alt går bra, uten tilbakeslag, eventualiteter eller uforutsette omstendigheter.
  • Illusorisk tenkning skiller seg ut. Dette er typen tenkning hvor ønskene våre påvirker en objektiv vurdering av virkeligheten. Det er med andre ord ønskelig tenkning.
  • Det er en utilstrekkelig fortolkning av ens prestasjon. Når du planlegger, ser folk optimistisk på sine egne evner. De antar at de er i stand til å gjøre ting på kort tid. Dette er en av nøkkelfaktorene i planleggingsfeil.
  • Når du planlegger kollektivt, har folk en tendens til å bli revet med av ønsket om å imponere andre. Dette betyr at du vil demonstrere hvor effektiv du er, og derfor settes det opp unøyaktige tidsestimater av tiden som kreves for oppgavene.

På samme måte er det normalt for folk å tro at jo raskere de gjør ting, jo bedre. Derfor planlegger de at de trenger lite tid for å gjøre noe for å imponere andre.

Konsekvensene av planleggingsfeil

Den viktigste konsekvensen av planleggingsfeil er utilstrekkelig tidsstyring. I noen tilfeller medfører dette også ubalanse i ressursforvaltning. På samme måte innebærer det også en dårlig vurdering.

Men den verste delen er at det sliter deg ut på et følelsesmessig nivå. Den personlige negative effekten planleggingsfeil har på deg er en følelse av konstant frustrasjon. Det er også en variabel dose av permanent stress. Å ikke klare å gjennomføre oppgaver tidsnok induserer følelser av spenning og ubehag.

Kvinne dekt i post-it-lapper

Du kan unngå kognitiv bias ved å ta hensyn til tidligere erfaringer. Disse gir pålitelig data om den virkelige tiden som kreves for hver aktivitet. Når du planlegger, er det alltid bedre å sette litt ekstra tid til å håndtere mulige uforutsette hendelser eller eventualiteter. På den måten vil ikke folk falle inn i disse syklusene av frustrasjon.