Parkinsons lov: Hvorfor kaster vi bort så mye tid?

Cyril Northcote Parkinson var en historiker som jobbet i mange år i britisk sivil tjeneste. Opplevelsene han akkumulerte førte til at han utgav en bok i 1957 med tittelen “Parkinson’s Law and Other Studies in Administration”. I dette arbeidet formulerte han sin berømte lov, som i realiteten faktisk ikke er en enkelt lov, men flere.

Parkinson observerte nøye måten arbeidet ble utført på i statlige kontorer. Basert på sin daglige erfaring klarte han å finne mønstre som tillot ham å postulere sine grunnprinsipper. Parkinsons lov kan oppsummeres i tre grunnleggende oppsetninger:

• “Arbeidet utvides til det fyller tiden tilgjengelig for realisering.”
• “Utgifter vil øke til de dekker hele inntektene.”
• “Tiden dedikert til et emne på dagsordenen er omvendt proporsjonalt med dens betydning.”

Siden etableringen har eksperter om emnet verifisert gang på gang gyldigheten av Parkinsons lov. Det har også tjent som en veiledning for å foreslå nye arbeidsmetoder og tidsstyring for effektivitetens skyld.

Parkinsons lov og tidsstyring

Den viktigste anvendelsen av Parkinsons lov har vært i tidsadministrasjonen. Dens første postulat indikerer: “Arbeidet utvides til det fyller tiden som er tilgjengelig for realiseringen.” Dette betyr at hvis du har en time til å utføre en oppgave, vil du bruke en time for å utføre den. Men hvis du har en måned, bruker du en måned på å gjøre det.

Sannheten er at hver dag er vi vitner til gyldigheten av denne loven. For eksempel, når studenter har to eller tre måneder på å levere inn et prosjekt, og de ender opp med å gjøre det 24 timer før fristen forfaller. Eller når du må fullføre en arbeidsoppgave om ettermiddagen. Du utsetter fram til et par timer før den etablerte tiden. Og i løpet av disse få timene gjør du alt du ikke hadde gjort før.

Dette prinsippet er relatert til et annet postulat som Parkinson kalte “The Law of Dilation”. Han fastslår at når du har tid, vil du alltid ha en tendens til å utsette alt du trenger å gjøre. Men, hvorfor skjer dette? Rett og slett fordi tiden er et svært subjektivt konsept. Det avhenger mer av vår indre oppfatning enn den faktiske passeringen av timer.

Parkinson la også merke til at jo mer tid vi bruker til å fullføre en oppgave, jo mer komplisert blir den, og jo vanskeligere blir det å fullføre den. Hvis du har oppfatningen av at du har god tid til disposisjon, fokuserer du mer på detaljene og har en tendens til å forgrene deg utover. Du prøver å dekke selv de minste aspektene av oppgaven. På den andre siden, hvis du har det travelt, “la oss komme til poenget”, uten å gå rundt grøten.

En byråkratisk ondskap som vi alle kopierer

Parkinson la også merke til at de minst viktige problemene var de som endte opp med å okkupere den største tiden. Derfor er hans tredje store postulat, “Tiden dedikert til et emne på dagsordenen er omvendt proporsjonalt med dens betydning.”

Det ser ut til at relevante spørsmål forlanger en seriøs holdning og krever presise tilnærminger. Derfor må de sendes mer effektivt. Tvert imot, ubetydelige saker gjør at alle vil delta og si alt som kommer til tankene. Derfor er mer tid dedikert til dem.

Selv om Parkinsons lov ble postulert etter å ha observert byråkrati, er sannheten at den kan brukes om praktisk talt alle. Og det gjelder ikke bare tidsstyring. I stedet strekker den seg også til andre deler av livet, for eksempel utgifter eller organisering av fysiske rom.

Parkinson indikerer at “Utgifter vil øke til de dekker alle inntektene”. Dette betyr at det ikke spiller mye rolle om hvor mye du tjener, du vil alltid finne en måte å “knapt få endene til å møtes” eller til og med finne deg selv med gjeld. En person kan leve med en bestemt inntekt uten problem. Hvis inntektene øker, oversettes ikke dette til at de har overskudd herfra. I stedet vil de omorganisere økonomien sin på en slik måte at ingenting blir igjen.

Resultatet av alle disse oppførselsmønstrene er et stort nivå av ineffektivitet. Tid og penger varer aldri nok. Men hvis vi ser tettere på det, skyldes dette at vi administrerer dem på en feilaktig måte. Faktisk er denne artikkelen du leser skrevet etter Parkinsons anbefaling: Del arbeidet i mindre oppgaver og opprett en tidsbegrensning for å fullføre det. Resultatet: Vi fullfører oppgaven dobbelt så fort. Hva tror du? Vil du prøve det?