Slik kan du automatisere repetitive oppgaver og frigjøre tid
Når det gjelder å automatisere repetitive oppgaver, tenker de fleste på teknologisk assistanse. Men hvis automatisering utføres riktig, innebærer det mer mental organisering enn programvare og teknologi, selv om disse også kan hjelpe.
I dagens verden må du hver dag utføre et stort antall oppgaver, fra de enkleste til de mest komplekse. Mange av dem er like, men av en eller annen grunn pleier du ikke å automatisere disse repetitive oppgavene. Resultatet er at du kaster bort verdifull tid som du kan spare.
Selv i de mest kreative oppgavene er det repetisjon. Du har sannsynligvis en mer strukturert rutine enn du kanskje tror. Det er åpenbart daglige variasjoner i disse repetitive oppgavene, men deres essensielle skjema forblir det samme. Av denne grunn er det mulig å automatisere dem. La oss finne ut hvordan du gjør det.
“Automasjon forbedrer menneskets liv.”
– Manish Sharma –
Identifiser dine repetitive oppgaver
Det første trinnet for å automatisere dine repetitive oppgaver er åpenbart: du må identifisere dem. For dette må du observere deg selv i et par uker (minst). Du vil se at det er visse aktiviteter du gjentar hver dag og som er lette å gjenkjenne. For eksempel stå opp, dusje, spise frokost, gå på jobb, spise middag osv.
Det er også andre aktiviteter som i begynnelsen kanskje ikke ser ut til å være så repeterende, men som utgjør en del av din daglige, ukentlige eller månedlige rutine. For eksempel å skrive en rapport, gjennomgå andres arbeid, svare på forespørsler osv. Du ser kanskje ikke på dem som repetitive oppgaver fordi de aldri er helt like. Imidlertid er de i hovedsak ekstremt like, og det er derfor de kan automatiseres til en viss grad.
Det første målet er å bli klar over de helhetlige oppgavene du gjør gjentatte ganger, selv om de varierer i innhold eller form. Her er noen tips:
- Nevn hver oppgave du må utføre på jobben. For eksempel rapportskriving, samarbeidspartnerevaluering, grafisk utarbeidelse m.m.
- Ta notat av dine daglige aktiviteter og gi alltid samme oppgave samme navn. Med andre ord, ikke si «lønnsgjennomgang» i dag og «lønnsevaluering» i morgen, men behold alltid samme merkelapp.
- Etter to uker, undersøk notatene dine og identifiser hvilke oppgaver som er repeterende.
Automatiser prosedyrene dine
Automatisering av repetitive oppgaver tilsvarer å automatisere prosedyrene for å utføre dem. Du spesifiserer hvert av trinnene som må utføres for å fullføre en bestemt aktivitet. Etter å ha gjort det, svar på følgende spørsmål:
- Er det noen trinn du kan slette eller slå sammen med et annet?
- Hvilke trinn kan mekaniseres og hvilke kan ikke?
- Er det mulighet for å lage en mal for å utføre ett eller flere av disse trinnene?
- Finnes det et program eller en app som gjør det enkelt å utføre ett eller flere av disse trinnene?
- Kan du slå sammen ett eller flere av trinnene i en prosedyre med de andre?
Når du har svart på disse spørsmålene, er du klar til å automatisere repetitive oppgaver. Når det er sagt, er det ikke spesielt lett å nå dette punktet fordi du må utføre et detaljert arbeid med observasjon og analyse. Imidlertid er det virkelig verdt det fordi du kan frigjøre rundt 30 til 40 prosent av tiden din.
Automatisering av repetitive oppgaver er et spørsmål om analyse
På en måte automatiserer vi alle repetitive oppgaver. Hjernen vår er flink til det, og den gjør det uten at vi engang er klar over det. Men hvis vi ikke blir bevisste på faktum, kan det hende at vår automatisering av prosedyrer ikke er optimal.
Derfor er bevisst prosessautomatisering et middel for å optimalisere prosesser som hjernen din allerede har utført. Når du har funnet de mest smidige og effektive prosedyrene, vil du enkelt tilpasse deg dem fordi hjernen din elsker å følge mønstre. Det betyr at det ikke trenger å jobbe så hardt.
Hvis du gjør det riktig, vil du være mer organisert og også ha mer tid tilgjengelig for alt som ikke kan automatiseres som kreativitet, ha det gøy og avslapning.
Alle siterte kilder ble grundig gjennomgått av teamet vårt for å sikre deres kvalitet, pålitelighet, aktualitet og validitet. Bibliografien i denne artikkelen ble betraktet som pålitelig og av akademisk eller vitenskapelig nøyaktighet.
- Lillo, S. G. (2021). Equilibrio y organización de la rutina diaria. Revista Chilena de Terapia Ocupacional, 22(2), 169-176.
- Pérez Echevarría, M. P., & Pozo Municio, J. I. (2001). Automatizar para pensar. Cuadernos de pedagogía.
- Pina, M. J. B. (2016). Método de evaluación ergonómica de tareas repetitivas, basado en simulación dinámica de esfuerzos con modelos humanos (Doctoral dissertation, Universidad de Zaragoza).