Hjemmekontor og Coronavirus-krisen: utfordringer og veien videre

Selv om ikke alle arbeidssektorer har denne muligheten, er det mange firmaer som velger hjemmekontor i et forsøk på å begrense spredningen av COVID-19. Å gjøre dette er imidlertid også en utfordring, en utfordring som tvinger oss til å ta visse faktorer i betraktning.

Skrevet og verifisert av psykologen Valeria Sabater.

Siste oppdatering: 27 desember, 2022

Winston Churchill sa at han ikke brydde seg om handling; det som virkelig plaget ham var passivitet. Enhver utfordring, uansett om den er økonomisk, militær eller sosial, krever at vi kan akseptere og håndtere forandringer. Hjemmekontor og Coronavirus-krisen er presserende problemer som hele verden står ovenfor i disse dager. De fleste land tar dette på alvor, og det er noe vi alle bør forberede oss på.

Det er tydelig at ikke alle arbeidsområder eller selskaper har mulighet til dette alternativet. Mesteparten av arbeidsmarkedet er imidlertid forpliktet til å gjøre det. Om det ikke skjer nå vil det skje i de kommende ukene. Er det kanskje alarmerende at vi foreslår dette? Ikke i det hele tatt. De aller fleste firmaer foreslår allerede å ta steget, og ikke bare for forebygging.

Gjensidig avhengighet er en ting vi må forstå om dagens verden. Den klassiske metaforen om en sommerfugls vingeslag beskriver hva vi alle opplever svært godt. Det som skjer med en del av planeten påvirker en annen.

Det som foregår i en produktiv og forretningsmessig sfære vil ende opp med å nå andre land og sektorer. Arbeidsmarkedet er ikke en øy; det er et svært komplekst nett som på mange måter ligner på et edderkoppnett. Når en del rører seg beveger hele strukturen seg.

Vi trenger virkelig å forenes og handle med ansvar, empati og intelligens. Om hjemmekontor er alternativet som velges av en stor mengde organisasjoner, er det også et steg de siste bør ta.

En situasjon som dette er en utfordring, en utfordring som også kan by på svært positive resultater på lang sikt. La oss analysere dette i større detalj.

Hjemmekontor og Coronavirus-krisen: hvilke utfordringer ligger foran oss?

COVID-19 er ikke bare et vanlig virus. Tilstedeværelsen påvirker nå mange sektorer av samfunnet: økonomi, arbeidskraft, turisme, utdanning, og selvfølgelig helse.

I møte med denne trusselen samt usikkerheten den skaper, er det beste vi kan gjøre å handle sammen. Tiltak må avtales mellom eksperter med en fast tillit til at denne utfordringen vil overvinnes.

Den direkte konsekvensen av dette er at arbeidsmarkedet vil måtte gjøre noen forandringer for å dempe risikoen og, så lang det er mulig, begrense spredning av viruset. Og selvfølgelig er hjemmekontor et av alternativene mange selskaper tar i bruk.

Kina var de første til å implementere denne strategien. Tiltakene bidro til å beskytte flere byer samt millioner av mennesker. Mange av selskapene opererer fremdeles eksternt hjemmefra, så vel som gjennom videokonferanser og andre elektroniske kommunikasjonsmetoder.

Nå begynner resten av verden å reagere på samme måte. Handlingene vi opplever så langt er følgende:

Bedrifter tar tiltak: å jobbe hjemmefra

Hjemmekontor midt i Koronavirus-krisen viser oss at vi er i stand til å akseptere denne utfordringen. Vi er imidlertid kanskje litt rustne.

Det største problemet i dag er en faktor som er veldig vanskelig å kontrollere: frykt. Dette er årsaken til at mange selskaper velger å arbeide hjemmefra.

• Microsoft, Facebook, Amazon, CNN, Citigroup, Ford, og Twitter har spurt sine ansatte om å begynne å arbeide hjemmefra. Dette har tvunget dem til å plutselig fjerne nødprotokollene under denne typen situasjon. Som et resultat har de oppdaget at de er nødt til å holde seg oppdatert på ganske mange punkter.
• Mange firma har valgt å sende hjem sine ansatte mens de vasker og desinfiserer kontorene sine.
• Jobbintervju ansikt til ansikt blir nå forbudt i mange land. Tidligere var muligheten til å intervjue ansatte gjennom telefonkonferanser bare tilgjengelig i 20% av tilfellene, og bare i visse selskaper. Nå for tiden er dette noe som vil bli gjennomført på en kontinuerlig og mer generell basis.
• Japans største reklamebyrå velger nå å arbeide hjemmefra.
• Nord-Italia, området i Europa som for tiden har det høyeste antallet smittede, var det første området i Europa som ble satt i karantene. Italia som helhet implementerer også hjemmearbeid som et alternativ.
• Forretningsreiser har blitt begrenset. De fleste internasjonale konferanser, kongresser og messer stenges eller kanselleres. En måte å fortsette strømmen av kommunikasjon og forretninger mellom land på er gjennom telefonkonferanser.

Hjemmekontor, mer enn bare å jobbe hjemmefra

Alle typer jobber har imidlertid ikke dette alternativet. Leger, sykepleiere og forskjellige typer helsearbeidere er uten tvil den mest utsatte gruppen nå for tiden. De har også det største ansvaret.

I tillegg til helsesektoren trenger økonomien at andre sektorer, som blant annet handel, transport og landbruk, holdes aktivt for å fortsette å fungere, forsyne oss med alt vi trenger og sikre at livet kan fortsette som normalt. Ethvert selskap som har muligheten til å utføre arbeidet sitt eksternt og hjemmefra vil ganske enkelt måtte ta dette steget.

Målet er enkelt: å begrense antall smittede og samtidig handle i harmoni med andre selskaper som også utfører arbeidet sitt på denne måten. Hvordan skal de egentlig gjøre dette? Hva er de virkelige utfordringene med hjemmekontor og Coronavirus-krisen?

Hjemmekontor og Coronavirus-krisen: hvilke strategier bør vi ta i bruk?

Hjemmekontor er mer enn å bare jobbe hjemmefra. Det er nødvendig med en protokoll, en strategi og oppfølging. På samme måte kan vi ikke se bort fra den nåværende konteksten til COVID-19. Dette er derfor retningslinjene vi bør følge:

• Hjemmekontor har spesielle arbeidsforhold som arbeidstakeren må være klar over.
• Bedriftene bør skape en online lederfigur. Dette er personen som vil designe, kontrollere og evaluere hjemmearbeidet i bedriften.
• Bedriftene må opprette virtuelle team for å utarbeide spesifikke mål og retningslinjer for å opprettholde samarbeidet mellom kollegaer og ledere.
• De må skape verktøy for å analysere fremgang, ytelse og prestasjoner.
• Tidsstyring er avgjørende: organisere både gruppearbeid og individuelt arbeid.
• Arbeideren må kunne skille arbeidslivet fra familielivet og ansvar.
• I sin tur er det nødvendig å utvikle egenskaper som motivasjon i møte med denne nye måten å arbeide på. Andre egenskaper man bør utvikle inkluderer ansvar, kreativitet, riktig kommunikasjon på avstand, selvtillit og lojalitet samt mange flere.

Åpenhet i kommunikasjon: empati som en hverdagsressurs

Helt til slutt må vi nevne at firma som Amazon, Uber og Microsoft alle har advart oss om ett spesifikt bekymringsområde. Å arbeide hjemmefra kan øke frykten for viruset samt spre rykter og misoppfatninger. Av denne grunn har disse firmaene vurdert å lage spesifikke områder der ledelsen og de ansatte kan sende og motta beskjeder.

Ideen er å holde de ansatte informert om hvilke skritt organisasjonen tar. Dette vil bestå av informasjon om kontorrengjøring, begrensning av utenlandsreiser og om det er smittede i selskapet.

Målet er blant annet å unngå panikk og å dempe frykten for mulige permitteringer eller nedleggelse av avdelinger. Åpenhet skaper tillit. Empatisk kommunikasjon skaper positive bånd innad i en organisasjon.

For å oppsummere er hjemmekontor under Coronavirus-krisen en realitet. Hvis vi lærer av denne erfaringen, handler sammen og gir alt, vil vi komme sterkere ut. Det er på tide å være proaktiv og handle med tillit.